QUÉ ES WORKFLOW?




WORKFLOW SE REFIERE AL FLUJO DE TRABAJO A SEGUIR PARA LA CONSECUCIÓN DE UNA TAREA O TRABAJO PREDETERMINADO. SE DEFINE COMO UN SISTEMA DE SECUENCIA DE TAREAS DE UN PROCESO DE NEGOCIO. SU DEFINICIÓN Y CONTROL PUEDE SER MANUAL, INFORMATIZADO O MIXTO. ORGANIZA Y CONTROLA TAREAS, RECURSOS Y REGLAS NECESARIAS PARA COMPLETAR EL PROCESO DE NEGOCIO.

LAS NUEVAS TENDENCIAS, A LA HORA DE REGULAR LAS ORGANIZACIONES, HACEN DEL WORKFLOW UNA HERRAMIENTA CLAVE PARA LOGRAR MAYOR AGILIDAD Y AUMENTAR LA DESCENTRALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS Y COMERCIALES.

LA EVOLUCIÓN DE WORKFLOW CONSISTE EN BUSCAR LA MÁXIMA AUTOMATIZACIÓN DE LOS PROCESOS DE TRABAJO Y EL CONTROL TOTAL DE LAS DIFERENTES ETAPAS, DURANTE LAS CUALES LOS DOCUMENTOS, LA INFORMACIÓN O LAS TAREAS PASAN DE UN PARTICIPANTE A OTRO, SEGÚN UNAS NORMAS O PROCEDIMIENTOS PREVIAMENTE DEFINIDOS.

A LO LARGO DEL TIEMPO, SE HAN IDO DESARROLLANDO DIVERSAS APLICACIONES DE SOFTWARE, MUCHAS DE ELLAS HAN EVOLUCIONADO A PARTIR DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE IMAGEN, SISTEMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS, SISTEMAS DE CORREO ELECTRÓNICO O DE BASES DE DATOS.

CARACTERISTICAS

LAS SIGUIENTES SON CARACTERÍSTICAS COMUNES A TODOS LOS WORKFLOWS

§ INCLUYEN UN NUMERO FINITO DE ACTIVIDADES

§ LAS ACTIVIDADES SIEMPRE SE LLEVAN A CABO DE LA MISMA MANERA

§ INVOLUCRAN A DIFERENTES PERSONAS Y DEPARTAMENTOS

§ REQUIEREN UN ALTO GRADO DE COORDINACIÓN

OTRAS CARACTERÍSTICAS

LOS SISTEMAS DE WORKFLOW CONTROLAN LOS PROCESOS

§ BASÁNDOSE EN UN MODELO

§ Y SON PARTICULARMENTE ÚTILES EN ORGANIZACIONES BIEN ESTRUCTURADAS

VENTAJAS DEL WORKFLOW

• PARA LOS USUARIOS

– TAN PRONTO COMO UNA TAREA APAREZCA SE LE ENVIARÁ ELECTRÓNICAMENTE A SU

INBOX

– LA INFORMACIÓN, EXPLICACIONES E INSTRUCCIONES SE ENVÍAN TODAS JUNTAS EN UN

MISMO DOCUMENTO

– EL SISTEMA WORKFLOW LLEVA AL USUARIO DIRECTAMENTE A LA TRANSACCIÓN

– PERMITE ESCALAR TRABAJOS AUTOMÁTICAMENTE Y DETERMINA LOS RESPONSABLES Y

SUPERIORES DIRECTAMENTE UTILIZANDO LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

• PARA LA EMPRESA

– AUMENTA LA PRODUCTIVIDAD

– AGILIZA LOS PROCESOS

– AUMENTA LA SATISFACCIÓN DE LOS CLIENTES (MEJORES FLUJOS DE INFORMACIÓN,

MAYOR RAPIDEZ EN RESPONDER)

EJEMPLOS

• Algunos de los Worflows estándares de SAP para ver

– Liberación de un pedido de compras (20000075)

– Liberación general de una solicitud de pedido (20000077)

• Algunos desarrollos propios para ver

– Envío de notificaciones a compras por exceso de importes (90000001)

– Liberación de pedidos de nuevas inversiones – grandes reparaciones

(90000006)

– Envío de notificaciones a responsables de NI – GR (90000007). Este es un

ejemplo de una tarea múltiple aplicada al workflow 90000006.